Период проведения предвыборной кампании – самое активное время в работе политической партии, требующий большого количества ресурсов, высокого уровня оперативности и гибкости в работе всех сотрудников избирательного штаба. Управление избирательной кампанией  - процесс, усложненный постоянной изменчивостью внешней среды, громосткостью самого проекта кампании, большим количеством участников и др. Избирательные штабы имеют тенденцию выходить из-под контроля, и лишь хорошо организованная  система управления может удержать избирательную кампанию в действии.

В современных условиях, когда руководители штабов вынуждены оперировать большими объемами информации, оперативно реагировать на изменения политической ситуации, возросла необходимость в использовании информационных технологий. С применением компьютеров в работе штаба появилась возможность хранения большего объема информации и документации, ускорился процесс обработки некоторых данных, увеличилась производительность труда.

На сегодняшний день самым эффективным инструментом управления как политической партией в целом, так и предвыборной кампанией, являются информационные автоматизированные системы. Они представляют собой совокупность математических методов, технических средств и организационных комплексов, обеспечивающих рациональное управление работой политической структуры в соответствии с заданной целью.

Информационные системы способны автоматизировать работу всех направлений избирательного штаба от момента принятия решения о проведении избирательной кампании до окончания выборов.

Давайте разберемся, как использование таких систем повышает эффективность управления избирательной кампании на каждом этапе ее проведения.

После принятия решения об участии в выборах, начинается процесс формирования штаба и проектирования предвыборной кампании. В рамках проектирования и управления избирательной кампании решаются следующие задачи:

• Создание, поддержание и развитие структуры управления избирательной кампанией;
• Управление разработкой, утверждение и необходимые корректировки стратегии, тактики и плана-графика кампании;
• Контроль исполнения графика мероприятий;
• Руководство графиками лидеров партийного списка;
• Управление разработкой и реализацией спецпроектов;
• Контроль деятельности агитаторов и функционеров и т.д.

Формирование штаба всегда начинается с ядра, в которое входит кандидат, менеджер кампании и руководители оргмассового и агитационно-рекламного направления, которые и принимают самые важные решения по проведению предвыборной кампании. Также в состав ядра могут входить имиджмейкер, пресс-секретарь, руководитель информационно-ана­литического направления и другие необходимые штабу специалисты.  Первым руководящим звеном кампании является менеджер, именно он несет ответственность за результаты кампании.

Работа штаба начинается с разработки стратегии. Неправильная стратегия может стать причиной не только неэффективности всей кампании, но также привести к расходованию средств на потерю голосов, поэтому этот процесс требует очень серьезных исследований и ответственного подхода.

Чаще всего, в деятельности современных партий не уделяется достаточно времени на этап планирования и проектирования кампании, включающий разработку стратегии, тактики и плана-графика.

Разработка стратегии начинается с исследования предвыборной ситуации, определения конфигурации кампании и заканчивается определением агитационных тем кампа­нии. Определение конфигурации включает в себя анализ некоторых характеристик электората, который может показать важные стратегические решения или помочь избежать ошибок.  Ниже перечислены основные характеристики электората, неоднократно описанные в  литературе о политических технологиях.   

Большинство из перечисленных данных собирается благодаря социологическим опросам, которыми занимаются наемные социологические службы. Большинство из этих данных без глубокого анализа не представляют большой ценности для управленцев партии. Современные политические организации обладают стандартными программами для обработки данных, полученных в результате социальных опросов, но эти программы не позволяют проводить глубокий анализ информации. К таким программам можно отнести Microsoft Excel, Microsoft Access. Благодаря использованию специализированного программного обеспечения, данные об электорате могут быть представлены с любой степенью детализации и легко проанализированы. Инструментарий, заложенный в автоматизированные системы управления избирательными кампаниями, позволяет:

• комплексно анализировать данные о ходе кампании,
• круглосуточно контролировать ход кампании из любой точки мира через Интернет,
• прогнозировать результаты выборов,
• корректировать стратегию и т.д.

Очень важной информацией в процессе разработки стратегии избирательной кампании являются сведения о предыдущих выборах, такие как, например, данные о влиянии проведенных спецпроектов на динамику рейтинга лидера партии. Автоматизированная система является централизованным хранилищем массивов аналитической информации о ходе выборов и позволяет иметь доступ к ней при разработке и реализации последующих кампаний в любой момент времени и из любой точки мира. Это дает возможность не тратить время на поиск и передачу интересующих данных: после того, как данные введены в систему, участники избирательной кампании могут воспользоваться этой информацией при первой необходимости. Автоматизированная система позволяет участникам избирательной кампании задать в меню, интересующие их, параметры и мгновенно в нужной форме получить сведения о характеристиках электората конкретной территории, аналитический отчет или справку из предыдущей кампании, план-график, медиа-карту, отчет о реализации конкретного спецпроекта или готовые результаты анализа. Кроме того, такая информация может быть получена из избирательного штаба любого уровня.

Таким образом, использования автоматизированных систем управления избирательными кампаниями обеспечивает менеджеру и руководителям направлений предвыборной кампании качественную информационную поддержку в процессе разработки стратегии, а значит, качественную поддержку принятия решений.

Не мене важной задачей избирательного штаба является разработка тактики, заключающаяся в построении тактического рисунка кампании, который показывает, как распределяются ресурсы между направлениями.

Тактический рисунок  включает:

• разбиение кампании на ряд направ­лений;
• определение наиболее приоритетного направления, в деятельность которого необходимо вложить основную массу ресурсов и усилий;
• определение нескольких основных мероприятий, обеспечивающих достижение целей кампании;
• определение этапов кампании.

Разработка тактического рисунка невозможна без качественных расчетов ресурсоемкости каждого мероприятия, необходимых для взвешенного распределения ресурсов между направлениями кампании и отдельными проектами. Эти расчеты производятся сотрудниками финансового обеспечения кампании при помощи математического инструментария, встроенного в информационную систему. Сотрудник вводит в электронный бланк системы перечень всех статей затрат по каждому мероприятию, цены, количество времени, необходимое для реализации мероприятия, и другие данные. Далее задается команда (например, «Рассчитать суммарную стоимость», «Показать план-график» или «Рассчитать затраты времени») и информационная система автоматически рассчитывает стоимость всех статей затрат, суммарную стоимость мероприятия, показывает пересечение мероприятий по разным направлениям кампании или суммарные затраты времени. На основании суммарных стоимостей и временных затрат мероприятий строятся диаграммы, отражающие затратность каждого мероприятия в сравнении с другими параллельными или предыдущими мероприятиями. Эти результаты расчетов отправляются руководящим сотрудникам штаба и используются для принятия решений при определении основных мероприятий кампании и распределении ресурсов между направлениями и проектами. 

Все мероприятия, направленные на достижение целей партии должны быть поочередно внесены в план-график и согласованны с костяком избирательного штаба, который формируется на этапе разработки тактики.  Он  состоит из лиц ответственных за обеспечивающие направления предвыборной кампании: информационно-аналитическое, финансовое, техническое, юридическое и другие. Процесс формирования избирательного штаба тесно переплетен с созданием структуры управления.

В автоматизированной системе эта структура реализуется в соответствующих информационных модулях, которые составляют единую систему взаимосвязанных элементов. Таким образом, создается единое информационное пространство между менеджером избирательной кампании, руководителями всех направлений кампании и каждым отдельным сотрудником. Это обеспечивает эффективное взаимодействие всех ответственных лиц, как на этапе проектирования, так и в процессе реализации кампании.

При проведении масштабной избирательной кампании, охватывающей избирательные штабы разных уровней, образуется многоуровневая структура управления. При помощи информационной системы избирательные штабы всех уровней объединяются единой системой управления избирательной кампанией. Данные, поступившие в районный штаб, автоматически передаются руководству городского штаба, позволяя уполномоченным сотрудникам моментально реагировать на возникшие изменения в политической ситуации конкретного района. Кроме того, руководитель городского штаба в любой момент может проверить обеспеченность кадрами, ресурсами и другие сведения о работе нижестоящего штаба.

Важной задачей руководителей направлений является закрепление ответственности за реализацию отдельных мероприятий за конкретными сотрудниками. На сегодняшний день, из-за большого количества мероприятий и отсутствия четкой системы управления часто происходит пропуск и дублирование отдельных работ. Чтобы этого не было, в информационной системе ответственность закрепляется за конкретными лицами, что создает руководителям наглядную картину реализации всех мероприятий и упрощает контроль их выполнения.

Формирование избирательного штаба должно завершиться перед началом реализации рекламной кампании. Автоматизированная система позволяет координировать процесс приема в партию новых членов и организовать учет членов и сторонников партии. Это производится благодаря автоматическому созданию отчетов о членах и сторонниках партии в электронном виде. Для этого сотруднику необходимо задать в системе соответствующий раздел (например «Кадры» – «Создать отчет о членах партии» или «Создать отчет о сторонниках партии») и ввести необходимые данные. После сохранения отчета, информацию о кадрах можно изменять, дополнять и просматривать в любой момент в рамках установленного доступа. Отчеты о членах и сторонниках партии используются руководителями избирательной кампании при комплектации штабов необходимыми сотрудниками и значительно ускоряют этот процесс.

Когда этап проектирования и формирования штаба завершен и утвержден проект избирательной кампании начинается сложно управляемый процесс её реализации. Известно, что избирательная кампания – процесс, подверженный влиянию огромного количества случайных и плохо контролируемых факторов. Невозможно сохранить ее управляемость без своевременного фиксирования всех изменений в ходе избирательной кампании и быстрого информирования о них руководителей и сотрудников штаба.

Автоматизированная система дает возможность создать гибкую систему коммуникаций и документооборота между всеми управленцами и сотрудниками. За каждым работником закреплены работы, связанные с проведением мероприятий и их ресурсообеспечением, после выполнения каждого задания сотрудник вводит сведения, задает в системе  команду создания необходимого отчета и сразу отправляет его руководителю. В свою очередь, руководитель в любой момент может проверить выполнение всех работ, открыв план-график интересующего проекта. Факт выполнения мероприятия фиксируется в электронном плане-графике автоматически после создания сотрудником отчета. В системе также могут быть установлены ежедневные предупреждения руководителя в случае, если не был своевременно сформирован какой-либо отчет в рамках его направления.

По такой же схема производится контроль ресурсообеспеченности мероприятий и проектов. Формируются отчеты о наличии и расходовании финансовых и материально-технических средств, что дает возможность руководителям финансового и технического обеспечения всегда быть в курсе обеспеченности ресурсами предвыборной кампании. Такой контроль может производиться как на уровне одного избирательного штаба, так и в рамках многоуровневой структуры управления избирательными штабами.

Сложнее всего управлению поддаются агитационные проекты избирательной кампании, связанные с работой наемных агитаторов. Если налажена отчетность о работе агитаторов и контролеров, сведения систематически поступают к сотруднику, их фиксирующему. Проанализировав результаты работы каждого агитатора в информационной системе, сотрудник штаба в автоматическом режиме передает руководителю отчет о выполнении агитационных работ на конкретном участке избирательного округа. На основании таких отчетов руководитель может принять обоснованное решение о дополнительном наборе или об увольнении агитаторов в округах, в которых агитация не проводилась.

Для достижения целей предвыборной кампании, в системе можно регулярно производить анализ ее эффективности. В зависимости от целей, отслеживаются изменение рейтингов лидеров партии и конкурирующих кандидатов, оценивается влияние проводимых мероприятий на их рейтинги и т.д. Результаты опросов электората заносятся в информационную систему, анализируются с помощью математического инструментария системы, автоматически формируются отчеты и отправляются в центральный штаб.

Руководствуясь такими отчетами, руководители и сотрудники штабов оценивают эффективность кампании и принимают решения о тактических изменениях,  проведении новых мероприятий, отказе от некоторых запланированных проектов. Это порождает потребность в качественном выборе между различными мероприятиями с учетом ресурсоемкости каждого из них. Снова приходится производить расчеты, принимать решения о выборе мероприятий, выделять средства на их проведение, распределять ответственность, корректировать план-график… И все это должно производится очень оперативно.

Постоянные корректировки и уточнения плана-графика с применением системы автоматизации избирательной кампании не составляет больших сложностей. Система дает возможность каждому уполномоченному сотруднику иметь доступ к плану-графику кампании в любой момент. Изменения в рамках одного направления при внесении соответствующих данных в систему автоматически отражаются на рабочих местах сотрудников и руководителей направлений штаба. Это позволяет проинформировать об изменениях в ходе избирательной кампании всех сотрудников в считанные минуты. Доступ к любой информации в системе устанавливается индивидуально на каждом рабочем месте.

Хорошо налаженная система управления избирательной кампании – единственный способ удерживать этот громосткий механизм в действии. Планирование, организация, мотивация и контроль деятельности являются одинаково важными функциями управления избирательного штаба, требуют качественной подготовки и ответственного подхода. Применение информационных технологий в управлении предвыборной кампанией позволяет значительно увеличить результативность всех действий; сократить использование средств; минимизировать количество ошибок, утечку информации, пропуск и дублирование функций.

Исполнительный директор компании Politsoft Игорь Колковский